DIE DIGITALE PERSONALAKTE.
Tschüss Papier, willkommen digitale Welt! Auch in punkto Personal hat sich GIS jetzt von der papierlastigen Verwaltungsarbeit getrennt, die in der Vergangenheit alle ausbremste. Der Postweg von Stundenzetteln dauerte mehrere Tage, in der Zentrale konnten so keine Kundenrechnungen erstellt werden. Die Belegsuche verursachte unzählige Telefonate, das Gefühl, nicht vernünftig arbeiten zu können, sorgte für mehr und mehr für Unmut und Konflikte.
Es gibt nur Vorteile
Seit Einführung der Digitalen Personalakte ist alles besser: GIS verarbeitet und archiviert jetzt die Belege von 540 Mitarbeitern in sieben Standorten deutschlandweit und in der Verwaltung in Mönchengladbach tagesaktuell. Die Umstellung von Papier auf Digital hat für GIS jetzt viele Vorteile: Sie spart Zeit, Personal, Büromaterial, Portokosten und Lagerraum, sie verbessert Abläufe, die Zusammenarbeit zwischen Zentrale und Niederlassungen und erhöht die Liquidität durch die tagesaktuelle Abrechnung.
Transparenz per Knopfdruck
Die Umsetzung machte GIS mit dem Dokumentenmanagement-Spezialisten tutum.
Direkt nach der Schulung konnten die GIS-Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten, sie mussten sich nicht mal umgewöhnen: Mit einem Knopfdruck öffnet sich die digitale Akte und die Verwaltungsmitarbeiter in Mönchengladbach sehen, welche Belege die Kollegen in Dormagen gerade eingescannt haben.
Björn Schiffer ist begeistert: „Die Digitale Personalakte hilft uns, weiter zu wachsen und gleichzeitig unserem Leitbild „Menschen verbinden“ treu zu bleiben. Ob Mitarbeiterkommunikation, Zusammenarbeit mit den Niederlassungen oder Kundenbetreuung – alles läuft mustergültig.“
